Có thể nói, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức hay các cá nhân khi tìm kiếm một dịch vụ dịch thuật, thứ họ quan tâm đầu tiên chính là một dịch vụ uy tín, đảm bảo chất lượng cũng như giá cả phải chăng. Tuy nhiên, với sự xuất hiện ngày càng nhiều của các công ty cung cấp dịch vụ dịch thuật thì việc tìm được một địa điểm dịch thuật uy tín và đáp ứng được đúng nhu cầu của mình lại không hề dễ dàng. Vậy làm thế nào để dịch vụ dịch thuật mà mình cung cấp sẽ thu hút được khách hàng và đảm bảo sự hài lòng tuyệt đối? Dưới đây làm một vài yếu tố bắt buộc cần có để nếu muốn đảm bảo chất lượng dịch vụ dịch thuật của mình luôn thỏa mãn khách hàng:
Nhân sự dịch thuật
Dù là với bất kỳ một ngành nghề hay công việc nào thì nhân sự luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu cần thiết cho sự thành công bởi mọi kế hoạch, mọi thành quả công việc đều do các nhân viên của công ty làm nên. Do đó, các công ty cần phải xây dựng được một đội ngũ nhân sự tâm huyết với nghề, có trình độ chuyên môn và không ngừng học hỏi những kiến thức mới. Với lĩnh vực dịch thuật nói riêng, yêu cầu đầu tiên với mỗi chuyên viên dịch thuật chính là có trình độ ngoại ngữ thông thạo, luôn biết trau dồi kiến thức và có kỹ năng chuyên môn giỏi.
Yếu tố con người trong dịch vụ dịch thuật
Chất lượng dịch thuật
Để đảm bảo được chất lượng dịch thuật luôn chính xác và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, điều quan trọng nhất chính là chuyên môn hóa đội ngũ nhân viên của mình. Lý do đơn giản bởi một chuyên viên dịch thuật giỏi ở lĩnh vực này nhưng chưa chắc đã xuất sắc trong những lĩnh vực kia. Do đó, việc chuyên môn hóa nhân viên dịch thuật theo từng chuyên ngành “tủ” của họ không những sẽ đảm bảo được chất lượng dịch tốt mà còn tiết kiệm được thời gian dịch cũng như giảm thiểu nguy cơ phải chỉnh sửa nhiều. Bên cạnh đó, một công ty với dịch vụ dịch thuật chất lượng cũng cần phải vạch sẵn cho mình lộ trình dịch thuật nhất định. Mỗi nhân viên dịch đều cần phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt quy trình dịch thuật với tất cả những bản dịch. Sau đó cần phải có một đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm rà soát lại để tránh những sai sót dù là nhỏ nhất. Quy trình chung mà đa số các công ty dịch thuật vẫn áp dụng là:
Bước 1: Tiếp nhận và phân tích: Đây là quá trình đầu tiên trong cả quy trình dịch thuật. Sau khi tiếp nhận tài liệu dịch thuật từ khách hàng thì các công ty dịch thuật cần phân tích lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành, cũng như ngôn ngữ của những tài liệu đó. Việc phân tích kỹ lưỡng này nhằm mục đích lựa chọn được một nhân viên hay một nhóm (tùy thuộc vào yêu cầu của bản dịch) phù hợp, đáp ứng được những chuyên môn, chuyên ngành của tài liệu dịch.
Bước 2: Lên kế hoạch dịch: Mỗi nhân viên hay mỗi nhóm sau khi được giao tài liệu dịch của khách hàng cần phải lập ra cho mình một lộ trình cụ thể, bổ sung những kiến thức chuyên ngành (nếu cần). Ngoài ra, nếu việc dịch thuật được tiến hành bởi một nhóm biên dịch viên, việc sử dụng các thuật ngữ hay một vài cụm từ cụ thể khác biệt nhau là chuyện khó tránh khỏi, do dó, nhóm biên dịch viên phải thống nhất những cụm từ, thuật ngữ sẽ sử dụng trong tài liệu để đảm bảo bài dịch được thống nhất và đồng bộ về mặt nội dung cũng như từ ngữ, giúp mang lại hiệu quả tốt nhất cho bản dịch.
Bước 3: Dịch : Sau khi thống nhất quy trình dịch, thuật ngữ chuyên ngành thì nhân viên dịch thuật sẽ tiến hành dịch, chỉnh sửa và chuẩn hóa tài liệu của khách hàng.
Bước 4: Kiểm tra và trình bày bản dịch: Khi hoàn thành bản dịch thì nhân viên phụ trách (hoặc trưởng nhóm) cần đọc và rà soát lại một lần để hoàn thiện cũng như bố trí cách trình bày hợp lý cho bản dịch sao cho giống với hình thức của tài liệu mẫu.
Bước 5: Bàn giao và chỉnh sửa: Đây là bước cuối cùng trong một quy trình dịch vụ dịch thuật. sau khi hoàn tất hết các công đoạn dịch thuật thì nhân viên phụ trách dự án sẽ giao lại tài liệu cũng như bản dịch hoàn thiện cho khách hàng theo đúng thời gian cam kết, đồng thời tiếp nhận và bổ sung kịp thời nếu có yêu cầu chỉnh sửa từ khách hàng.
Chất lượng là yếu tố hàng đầu trong dịch vụ dịch thuật
Cam kết đúng tiến độ dịch thuật
Đây là yếu tố không thể thiếu giúp duy trì và giữ vững hình ảnh, uy tín của công ty trong mắt khách hàng, giúp công ty thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng và trung thành, cũng như có được vị thế vững vàng trong ngành dịch thuật. Những công ty dịch thuật có kinh nghiệm sẽ biết cách đưa ra những giải pháp, phương án tốt nhất về thời gian cho khách hàng. Bên cạnh đó cũng cần đảm bảo chất lượng cho bản dịch, tránh tình trạng làm nhanh mà ẩu.
Chi phí dịch thuật
Trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay thì vấn đề tiền bạc là mối bận tâm lớn của khách hàng. Chính vì vậy, một dịch vụ dịch thuật tốt vừa phải đảm bảo chất lượng bản dịch vừa phải có những giải pháp về kinh phí tốt nhất, cạnh tranh nhất cho khách hàng.
Xem thêm: Những phẩm chất cơ bản mà một phiên dịch viên cần có