Being aware of appropriate telephone etiquette can be beneficial for many different life situations, from working a job as a customer service agent or a receptionist, to placing a simple order through the phone.
Nhận thức được việc xã giao qua điện thoại một cách thích hợp rất có lợi cho nhiều tình huống khác nhau trong cuộc sống, từ việc làm một nhân viên dịch vụ khách hàng hoặc tiếp tân đến việc đặt một đơn hàng đơn giản qua điện thoại
In daily life, it is a good idea to get a solid grip on the ins and outs of proper telephone manners.
Trong cuộc sống hằng ngày, nên hiểu rõ các chi tiết của phép ứng xử hợp lý qua điện thoại
Clarity
Sự rõ ràng
One of the most vital aspects of good phone etiquette is speaking clearly.
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của một cách ứng xử qua điện thoại là nói chuyện rõ ràng
After all, since the person can’t see you moving your mouth through the phone,they have to rely entirely on the sound of your voice.
Sau đó, vì người ta không thể thấy chuyển động của miệng bạn qua điện thoại nên họ phải hoàn toàn dựa vào âm thanh giọng nói của bạn.
Body language is out the door, so it is upto you to talk in a slow, deliberate and precise manner.
Ngôn ngữ cơ thể chỉ dùng trong giao tiếp trực tiếp, vì vậy điều này tùy vào việc bạn nói một cách chậm rãi, cẩn thận và chính xác.
Identification
Giới thiệu
Whether you are picking up the phone or dialing the call yourself, it is always important to make sure that you properly identify yourself.
Dù bạn có đang trả lời điện thoại hoặc tự gọi điện thì phải đảm bảo rằng bạn giới thiệu bản thân một cách thích hợp
Do not keep the person on the other end of the line guessing your identity.
Đừng để người ở đầu dây bên kia đoán xem bạn là ai
Volume
Âm lượng
Always avoid speaking loudly when on the phone.
Luôn tránh lớn tiếng khi nói chuyện qua điện thoại
Maintain your normal tone and volume when speaking.
Giữ giọng và âm lượng của bạn bình thường khi nói
This is helpful both for the person on the other end of the line and for those who are surrounding you, especially if you are in an office setting.
Điều này có ích cho cả người ở đầu dây bên kia và những người xung quanh bạn, đặc biệt nếu bạn đang ở trong văn phòng
Avoid coming across like you're shouting, and keep your tone friendly and polite at all times.
Tránh la hét và giữ giọng điệu của bạn luôn thân thiện và lịch sự
Wrong Numbers
Nhầm số
Before making a phone call, it is always a good idea to double check the number to make sure it is correct.
Trước khi gọi điện, nên xem lại số điện thoại để đảm bảo đúng số
However, if by accident you do dial the wrong number, make sure to apologize and state that you put in the wrong number, and then proceed to hang up.
Tuy nhiên, nếu bạn vô tình gọi nhầm số, phải xin lỗi và nói rằng bạn đã gọi nhầm và sau đó gác máy
Do not simply hang the phone up without saying that you are sorry and identifying that you made a mistake.
Không nên chỉ gác máy mà không nói xin lỗi và rằng bạn đã gọi nhầm số
Brevity
Ngắn gọn
If you are making a phone call to a busy individual, particularly if it is for a work-related situation, try your best to ensure that the conversation is as concise and short as possible to avoid wasting her time.
Nếu bạn gọi điện cho một người bận rộn, đặc biệt nếu đó là tình huống liên quan đến công việc, hãy cố gắng hết sức để đảm bảo rằng cuộc hội thoại càng ngắn gọn, súc tích càng tốt để tránh lãng phí thời gian của người đó
Listening
Lắng nghe
When on the phone, it always is smart to listen and not interrupt a person when they are speaking.
Trong khi nghe điện thoại, thật khôn ngoan khi biết lắng nghe và không ngắt lời người khác khi họ đang nói
To show that you are listening, it can be a good idea to repeat back information the other party has stated.
Để chứng tỏ rằng bạn đang lắng nghe, nên nhắc lại thông tin mà bên kia đã đề cập
This can also help you to remember any pertinent details that he may have said.
Điều này cũng giúp bạn nhớ bất cứ chi tiết thích hợp nào mà anh ta nói
Voicemail
Thư thoại
If you make a phone call and are directed to voicemail, make sure that your message is brief, clear and not rambling.
Nếu bạn gọi điện và được chuyển đến thư thoại, hãy chắc rằng tin nhắn của bạn ngắn gọn, rõ ràng và không vòng vo
In order to avoid the possibility of leaving a long and confusing message, prepare beforehand by writing one out.
Để tránh việc để lại tin nhắn dài và khó hiểu, hãy chuẩn bị trước bằng cách viết nó ra.
Công ty dịch thuật ABC - Mang đến cho bạn giải pháp dịch thuật chuyên nghiệp