The telephone is often your first point of personal contact with a potential employer, so it’s important to make the interaction a good one. They will get an immediate impression from your telephone manner and tone of voice, and this could make the difference between getting a call back or not.
Điện thoại thường là điểm mở đầu cho mối liên hệ cá nhân của bạn với nhà tuyển dụng tiềm năng, vì vậy điều quan trọng là phải tạo được mối quan hệ tốt đẹp hai chiều. Họ sẽ có ấn tượng ngay với cách gọi điện thoại của bạn và giọng nói của bạn nữa, và đây có thể sẽ tạo nên cú khác biệt giữa việc họ có gọi điện thoại lại cho bạn hay không.
As easy as it is to send your resume by email without bothering to make a call, picking up the phone is always a good idea because it gives you a chance to establish a personal connection and shows an extra degree of initiative and confidence.
Gửi lý lịch qua email mà chẳng thèm gọi điện thoại thì quả là chuyện dễ dàng quá mà, nhấc điện thoại gọi luôn là ý hay bởi điều này sẽ cho bạn cơ hội thiết lập được mối quan hệ cá nhân đồng thời cho thấy mức độ chủ động và tự tin hơn của bạn nữa đấy.
Make a phone call
It gives that extra personal touch and will differentiate you from the other impersonal resumes they’ll be receiving. It will also give you a chance to get more information about the role and company. If you’re lucky, you might be able to establish a rapport with the hiring manager or interviewer over the phone – and that could land you a face-to-face interview.
Nó giúp cho bạn tạo được một mối giao thiệp riêng tư hơn và cũng sẽ làm cho bạn khác biệt với những bản sơ yếu lí lịch “lạnh lùng” khác mà họ nhận được. Bên cạnh đó, nó cũng cho bạn cơ hội thu thập, biết thêm nhiều thông tin về vai trò của mình và công ty. Nếu may mắn, bạn có thể tạo được mối quan hệ, giao thiệp với nhà quản lý đang tuyển dụng mình hoặc với người phỏng vấn qua điện thoại của mình - và điều đó có thể cho bạn một cuộc phỏng vấn trực tiếp đấy.
1. Call as lead-in or follow-up Job calls can be made either before you send your resume, to get more information and alert the person receiving the resumes that you’ll be sending yours through; or they can be made soon after sending your resume as a follow-up, to introduce yourself and confirm that they’ve received it.
1. Gọi điện thoại trước hoặc sau khi gởi hồ sơ, bạn có thể gọi điện thoại hỏi công việc mình trước khi gởi sơ yếu lí lịch, để biết thêm thông tin và cũng để báo cho người nhận hồ sơ rằng bạn sẽ gởi đến; hoặc bạn cũng có thể gọi ngay sau khi gởi hồ sơ như một bước kế tiếp vậy, để giới thiệu bản thân và để xác nhận là họ đã nhận được hồ sơ của bạn rồi.
2. Do your research before you call Before you call, read the job ad carefully, do an Internet search on the company and visit their website to find out about its products and services, the company structure and culture, the industry and other pertinent information.
2. Hãy nghiên cứu trước khi gọi điện thoại Trước khi gọi điện thoại, bạn nên đọc mục rao vặt việc làm cẩn thận, tìm kiếm trên mạng các thông tin về công ty và vào trang web của họ để tìm hiểu về các sản phẩm và dịch vụ của công ty, cấu trúc và văn hoá của công ty như thế nào, nghề kinh doanh ra sao đồng thời cũng tìm hiểu các thông tin phù hợp khác nữa.
3. Write down what you want to say It’s always a good idea to write down your key points and questions before you make the call. You don’t need to read them verbatim and sound stilted, but it will help if you have them on hand to ensure that you don’t miss anything important.
3. Ghi lại những gì bạn muốn nói Lúc nào bạn cũng nên ghi lại những điểm chính và những câu hỏi chủ chốt trước khi gọi điện nhé. Bạn không cần phải đọc nguyên văn với một âm giọng cứng nhắc nhưng nó sẽ rất hữu ích nếu bạn có sẵn trong tay những điều này để chắc rằng mình không quên điều gì quan trọng.
Base your questions on the job description or on the information you have gleaned from your research. Having specific, well thought-out questions will impress them and show that you have read and researched with care. Also have a copy of your resume on hand in case they ask specific questions about your background and experiences.
Hãy đặt câu hỏi dựa vào thông tin mô tả công việc hoặc căn cứ vào thông tin mà bạn đã nhặt nhạnh khi làm nghiên cứu. Các câu hỏi cụ thể, rõ ràng, được chuẩn bị kỹ và có tuy duy sẽ gây ấn tượng cho họ, đồng thời cũng chứng tỏ rằng bạn đã đọc và nghiên cứu cẩn thận rồi. Ngoài ra bạn cũng nên sao sẵn sơ yếu lý lịch của mình phòng khi được hỏi cụ thể về các thông tin cơ bản (xuất thân) và kinh nghiệm của mình.
4. Set yourself up Use a quiet, private room – you don’t want your call interrupted by screeching kids, mobile phones, music or passing traffic. Find somewhere quiet where you can focus and conduct a professional conversation.
4. Tự chuẩn bị Hãy sử dụng một phòng riêng, yên tĩnh – bạn không muốn cuộc gọi của mình bị gián đoạn bởi tiếng con nít la hét, tiếng chuông điện thoại di động, tiếng nhạc hoặc là tiếng xe cộ, phải không nào? Bạn nên tìm một nơi yên tĩnh có thể tập trung và kiểm soát được cuộc nói chuyện mang tính chất nghề nghiệp của mình.
If you can, use a landline because mobile phones can sometimes drop out or have poor reception. It’s also important not to chew gum, eat or drink while talking, but have a glass of water on hand in case your mouth gets dry.
Nếu được, bạn nên sử dụng đường dây truyền tín hiệu trên đất liền vì điện thoại di động đôi khi có thể bị gián đoạn hoặc nhận tín hiệu kém. Điều quan trọng là bạn không nên nhai kẹo cao su, ăn hay uống trong khi nói chuyện, nhưng có thể để sẵn một ly nước phòng khi bạn khô họng.
5. Practise your spiel It’s always a good idea to practise what you’re going to say aloud before you make the call. You can play with different wording and practise until you feel comfortable and relaxed.
5. Luyện tập “bài thuyết trình” của mình Lúc nào bạn cũng nên tập nói to những điều mình sẽ nói trước khi gọi điện. Bạn có thể diễn đạt bằng nhiều cách khác nhau và tập luyện cho tới khi nào cảm thấy thoải mái và không còn hồi hộp gì nữa thì thôi.
You want to convey confidence, enthusiasm and energy in your voice. It helps to actually smile while you’re talking, as it will make your voice sound brighter and warmer. Also breathe deeply to help you relax.
Bạn cần nên truyền đạt phong thái tự tin, nhiệt tình và năng nổ trong giọng nói của mình. Thực ra bạn mỉm cười trong khi đang nói chuyện có thể giúp cho bạn làm được điều này, bởi nó sẽ làm cho giọng của bạn nghe lanh lợi hơn và ấm áp hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên hít thở sâu để giúp thư giãn nhé.
6. Don’t forget the niceties Say hello, ask for the contact specified in the job ad, address him or her using Ms or Mr, politely state your name and explain that you are calling about the job opening. Always ask if it is a convenient time to talk first, because they may be in the middle of something. If they don’t have time to talk at the moment, ask when would be a more convenient time to call.
6. Chớ quên sự tinh tế và khéo léo khi giao thiệp Hãy chào hỏi, xin liên lạc với người được ghi rõ trong mục rao vặt việc làm, hãy xưng hô Ông hoặc Bà/ Cô khi nó chuyện, hãy lịch sự nhẹ nhàng xưng danh của bạn và giải thích rằng bạn gọi điện để mở đầu cho công việc. Lúc nào bạn cũng nên hỏi trước xem có tiện để nói chuyện hay không, bởi họ có thể đang làm dở việc gì đó. Nếu hiện giờ họ không có thời gian để nói chuyện thì bạn nên hỏi xem lúc nào sẽ thuận tiện hơn.
It’s important to not only tell them about yourself, but to listen attentively to everything they say. Jot down notes and ask questions using the information they give you. That will show that you’re on-the-ball and are a good listener.
Điều quan trọng là không chỉ cho họ biết về bản thân bạn, mà bạn còn phải lắng nghe chăm chú tất cả những gì họ nói nữa. Hãy ghi nhanh các ghi chú và đặt câu hỏi, dựa vào những thông tin mà họ cung cấp cho bạn. Điều đó cho thấy bạn nhanh nhẹn và đồng thời cũng là một người biết lắng nghe đấy.
At the end of your call, always thank the person for taking the time to talk to you. Remember to be courteous and professional with everyone you have contact with, including the receptionist. If you've been rude, the boss is sure to hear about it. If you have to leave a voicemail, clearly state your name and number, and the purpose of your call.
Kết thúc cuộc gọi, hãy luôn cảm ơn người ấy đã dành thời gian để nói chuyện với bạn. Nhớ là phải lịch sự và chuyên nghiệp với bất cứ người nào bạn liên lạc, bao gồm nhân viên tiếp tân. Nếu bạn đã thô lỗ, thì sếp bạn chắc chắn cũng sẽ biết việc đó thôi. Nếu bạn phải để lại một thư thoại thì hãy nói rõ tên cũng như số điện thoại của bạn, và mục đích bạn gọi đến để làm gì.
7. Don’t waffle When making a call, it’s important to be concise and not waste the other person’s time. Avoid waffling and using slang or fillers like “um” and “ah”.
7. Chớ diễn giải dông dài Khi gọi điện thoại, điều quan trọng là phải súc tích, ngắn gọn và đừng làm phí thời gian của người khác. Tránh nói lan man và sử dụng tiếng lóng hoặc từ đệm như “ờ” và “à”.
8. Keep a record Keep a record of all the calls you make – note the date, who you spoke to and what you discussed.
8. Hãy ghi chép Hãy ghi lại hết tất cả các cuộc gọi của bạn – ghi chú ngày tháng, người nói chuyện với bạn là ai và bạn đã thảo luận chuyện gì.
9. Follow up Always follow up calls with an email thanking the person you spoke to for taking the time to talk to you, and attach your resume and cover letter if you haven't already.
9. Bước tiếp theo Sau các cuộc gọi lúc nào cũng nên kèm email cảm ơn người ấy vì đã dành thời giờ để nói chuyện với bạn, và nhớ đính kèm hồ sơ và thư cung cấp thêm thông tin nếu bạn chưa có.
10. Tape yourself As painful as it can be to listen to the sound of your own voice, taping yourself can be enlightening – you may not realise just how much you really do say “um” and “like”. You may also be surprised to observe that you speak in an unfriendly-sounding monotone, and if that's the case you could work on brightening up your tone. The energy and warmth you convey in your voice will go a long way towards making a good impression.
10. Tự thu âm giọng nói của mình Có thể sẽ rất chán khi phải nghe chính âm giọng của mình, việc tự thu giọng có thể giúp bạn hiểu rõ vấn đề – bạn có thể không biết thực sự mình đã nói mấy từ “um” và “like” (“ừm” & “như là”) bao nhiêu lần đâu. Ngoài ra bạn cũng có thể ngạc nhiên khi nghe giọng mình nói đều đều không mấy thiện cảm, và nếu có như vậy thì bạn có thể cải thiện để giọng của mình nghe êm ái hơn. Sự năng nổ nhiệt tình và ấm áp được truyền tải trong giọng nói của bạn cũng sẽ góp phần gây ấn tượng tốt.
Công ty dịch thuật ABC - Mang đến cho bạn giải pháp dịch thuật chuyên nghiệp